如何以正確的方式向客戶開立發票|如何正確開立發票
專業銷售流程、合約和發票的 5 個階段
無論您是自由工作者、個人企業家還是代理商 - 了解銷售流程的基本階段、承包商協議以及如何以正確的方式向客戶開立發票對於您的企業生存至關重要。
現在，這個過程並不困難，但重要的是正確執行步驟順序。
這樣您就可以了解自己處於流程的哪個階段，保護自己免受欺騙，採取專業的行動，並創造愉快的客戶體驗。
一般來說，為了輕鬆完成法律和銷售流程 - 您應該為以下每個文件提供可自訂的範本：
- 主服務協議/僱傭工作協議
- 獨立承包商協議
- 發票
- W9
無需在這裡重新發明輪子。
在我們深入探討主服務協議、獨立承包商協議和發票中應包含哪些內容的重要細節之前，讓我們先來看看整個銷售流程。
銷售流程的 5 個階段
- 第 1 階段：尋找潛在客戶並建立聯繫 -透過電子郵件、電話或視訊聊天尋找需要您的產品和服務的潛在客戶並與其建立聯繫。
- 階段 2：合格客戶 -這是一次發現電話會議，旨在評估目標和專案細節，以確保專案適合雙方。確保您提出正確的問題並獲得盡可能多的項目資訊。
- 第 3 階段：推廣/起草提案 -如果您在對客戶/潛在客戶進行資格審查後進入此階段，則會概述您的客製化報價或工作範圍 (SOW)。根據資格階段提供的目標和項目信息，您起草一份「軟提案」。這是主銷售協議中概述的粗略工作範圍。此階段最重要的事情是根據客戶提供的專案目標和詳細資訊確保工作範圍 (SOW) 是準確的。您希望確保客戶感到被傾聽並且您了解他們的確切需求。
- 第 4 階段：協商 -討論有關「軟提案」的任何問題、意見或疑慮。然後根據這些反對意見修改提案。一旦提案/工作範圍 (SOW) 準確並達成一致，您就可以結束銷售。
- 第五階段：完成銷售－雙方簽署協議，即主服務協議（僱傭工作協議）的授權和日期。在專案開始之前，起草存款發票和 W9 並將其發送給客戶的會計團隊。
使主服務協議易於編輯且堅不可摧
使用主服務協議（僱傭工作協議）可以保護您和您的客戶免受專案過程中可能出現的許多問題的影響。
您和您的客戶都對一開始的成功有著清楚的認知。
透過清除前端的所有（或大部分）細節，您可以消除可能出現的不可預見的障礙。
如果這些障礙確實出現，您就可以透過協議獲得保護。
這可以節省您的時間、金錢，最重要的是，您可以在以後的過程中節省困惑和壓力。
那麼，一份鐵定的、易於編輯的主服務協議最重要的部分是什麼？
- 工作範圍 (SOW)：這是對專案目標的非常具體的描述。將執行和用於產生可交付成果的特定任務、活動和軟體的清單。
- 可交付成果：將發送給客戶的文件清單 - 即；影片、圖形、插圖等
- 截止日期/截止日期：完成 SOW 的具體日期的時間表或時間表。這可以是單一設定日期或多個不同日期（稱為“里程碑”）。
- 費用：這是完成工作範圍的價格或預算。它顯示了您將收到的金額和時間，包括押金或項目提前結束時的終止費用。
- 溝通期望：建立與回應和客戶回饋相關的合理溝通協議。這確保了專案按計劃進行，不會有重大延誤。
- 條款與條件：先發制人的語言和條款，以解決未來潛在的問題，例如如果專案方向、費用、付款時間、客戶代表、客戶義務和材料、批准發生重大「路線變更」會發生什麼工作內容、法律許可、代理責任、權利、所有權、使用、適用法律和通知。
您應該熟悉的其他文件有：
- 保密協議（NDA）：許多公司可能會要求您授權一份 NDA（保密協議），這意味著您在專案向公眾推出之前不會展示或討論該專案。
- W9 稅表：這是所有文件中最容易填寫的。您只需進行Google搜尋、下載並填寫您的企業實體資訊即可。作為獨立承包商，您將在專案開始前將其與押金發票一起發送。報稅時，您會收到客戶發送的 1099 表格，其中詳細說明了您當年的收入。追蹤與您簽約的客戶，以便如果他們忘記向您發送 1099，您可以在 2 月與您聯繫。
獨立承包商協議
獨立承包商協議（IC 協議）與主服務協議類似，但適用於分包商。
當您將部分工作分包給其他個人或團隊時，您可以使用它。
IC 協議涵蓋：
- 公司（貴公司）與服務提供者（分包商）之間的服務義務。
- 履行職責
- 賠償
- 工作所有權
- 服務提供者關係
- 保密
- 終止
- 賠款
- 責任限制
- 可分割性
- 治理法律和管轄區
如何正確向客戶和顧客開立發票
您在銷售流程的第 5 階段起草並發送發票。
一旦提案/主服務協議獲得雙方授權，您就可以建立總金額 50%（或其他商定金額）的定金發票，並在專案開始前與 W9 一起發送給客戶。
如上所述，W9 是一種稅表，其中包含您的公司/實體名稱和地址、實體類型（即 LLC、C-Corp、S-Corp 等）以及雇主識別號碼 (IEN)。
您也可以在 W9 上新增您的銀行訊息，以透過直接存款收取付款。
發票範本應包含以下詳細資訊：
- 您的公司/實體名稱 + 地址
- 您的公司標誌
- 客戶公司/實體名稱+地址
- 發票號碼
- 發票日期
- 發票到期日
- 條款（即：收據到期或 Net 30）
- 服務/產品呈現 + 描述
- 數量 數量
- 速度
- 數量
- 應付餘額總額
- 「謝謝」留言
我相信您可以透過簡單的谷歌搜尋找到一些免費的發票模板，但是，我們強烈建議使用會計軟體。
Quickbooks 、 Freshbooks和Xero都是很棒的資源。
使用會計軟體來管理企業財務有巨大的優勢。
您不僅可以建立像上面這樣的品牌發票模板，還可以自動追蹤收入、支出、運行報告，並始終準確了解您的財務狀況。
如需為電影導演、攝影師、攝影師、動作設計師、影片編輯和創意人員提供更多有價值的資訊、工具和資源，請查看電影製片人資源終極清單、基本電影術語表或所有博客文章。
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