Wie man Kunden die richtige Rechnung stellt | Wie rechnen Sie richtig ab?
Die 5 Phasen des Verkaufsprozesses, der Verträge und der professionellen Rechnungsstellung an Kunden
Ob Sie ein Freiberufler, Solopreneur oder eine Agentur sind – das Verständnis der grundlegenden Phasen des Verkaufsprozesses, der Auftragnehmerverträge und der richtigen Rechnungsstellung an Kunden ist entscheidend für das Überleben Ihres Unternehmens.
Nun, der Prozess ist nicht schwierig, aber es ist wichtig, die Schritt-für-Schritt-Abfolge richtig hinzubekommen.
Auf diese Weise verstehen Sie, in welcher Phase Sie sich im Prozess befinden, schützen sich vor Betrug, handeln professionell und schaffen ein angenehmes Kundenerlebnis.
Um den Rechts- und Verkaufsprozess im Handumdrehen zu bewältigen, sollten Sie in der Regel anpassbare Vorlagen für jedes der folgenden Dokumente haben:
- Rahmendienstleistungsvertrag / Work-For-Hire-Vertrag
- Unabhängiger Auftragnehmervertrag
- Rechnung
- W9
Hier muss das Rad nicht neu erfunden werden.
Bevor wir uns mit den wichtigen Details dessen befassen, was in der Rahmendienstleistungsvereinbarung, den Verträgen mit unabhängigen Auftragnehmern und der Rechnung enthalten sein sollte, werfen wir einen Blick auf den gesamten Verkaufsprozess.
Die 5 Phasen des Verkaufsprozesses
- Stufe 1: Prospektion und Kontaktaufnahme – Finden und Verbinden mit Leads, die Bedarf an Ihren Produkten und Dienstleistungen haben, per E-Mail, Telefonanruf oder Video-Chat.
- Phase 2: Qualifizierender Kunde – Dies ist ein Entdeckungsanruf zur Bewertung der Zielvorgabe(n) und Projektdetails, um sicherzustellen, dass das Projekt für beide Parteien geeignet ist. Stellen Sie sicher, dass Sie die richtigen Fragen stellen und erhalten Sie so viele Projektinformationen wie möglich.
- Phase 3: Pitching / Entwurf eines Vorschlags - Wenn Sie nach der Qualifizierung des Kunden / Interessenten zu dieser Phase übergehen, skizziert dies Ihr maßgeschneidertes Angebot oder Ihren Arbeitsumfang (SOW). Basierend auf den in der Qualifizierungsphase bereitgestellten Zielen und Projektinformationen entwerfen Sie einen "weichen Vorschlag". Dies ist ein grober Arbeitsumfang, der im Rahmenkaufvertrag festgelegt ist. Das Wichtigste in dieser Phase ist einfach sicherzustellen, dass der Arbeitsumfang (SOW) auf der Grundlage der vom Kunden bereitgestellten Projektziele und Details genau ist. Sie möchten sicherstellen, dass sich der Kunde gehört fühlt und Sie seine genauen Bedürfnisse verstehen.
- Phase 4: Verhandeln – Besprechen von Fragen, Kommentaren oder Bedenken bezüglich des „weichen Vorschlags“. Dann Überarbeitung des Vorschlags auf der Grundlage dieser Einwände. Sobald das Angebot / der Arbeitsumfang (SOW) korrekt und vereinbart ist, schließen Sie den Verkauf ab.
- Phase 5: Abschluss des Verkaufs – Beide Parteien schließen die Vereinbarung ab, die die Autorisierung und Datierung des Rahmendienstleistungsvertrags (Arbeitsvertrag) darstellt. Anzahlungsrechnung und W9 werden erstellt und vor Beginn des Projekts an das Buchhaltungsteam des Kunden gesendet.
Machen Sie den Master Service Agreement einfach zu bearbeiten und eisern
Die Verwendung eines Rahmenvertrags (Arbeitsvertrag) schützt Sie und Ihren Kunden vor vielen Problemen, die sich im Laufe des Projekts ergeben könnten.
Sowohl Sie als auch Ihr Kunde haben ein glasklares Bild davon, wie Erfolg aus dem Sprung aussieht.
Indem Sie alle (oder die meisten) Details im Frontend ausräumen, beseitigen Sie unvorhergesehene Hürden, die später auftauchen könnten.
Und wenn diese Hindernisse auftauchen, haben Sie die Vereinbarung, auf die Sie zum Schutz zurückgreifen können.
Das spart Ihnen Zeit, Geld und vor allem Verwirrung und Stress im späteren Verlauf.
Was sind also die wichtigsten Bestandteile eines soliden und einfach zu bearbeitenden Rahmenservicevertrags?
- Scope of Work (SOW): Dies ist eine sehr spezifische Beschreibung der Ziele und Zielsetzungen des Projekts. Eine Liste der spezifischen Aufgaben, Aktivitäten und Software, die ausgeführt und verwendet werden, um die Ergebnisse zu erstellen.
- Leistungen: Die Liste der Dateien, die an den Kunden gesendet werden – dh; ein Video, eine Grafik, eine Illustration usw.
- Fälligkeitsdaten / Fristen: Eine Zeitleiste oder ein Zeitplan mit bestimmten Daten für die Fertigstellung der SOW. Dies kann ein einzelnes festgelegtes Datum oder mehrere unterschiedliche Daten sein, die als „Meilensteine“ bezeichnet werden.
- Gebühren: Dies ist der Preis oder das Budget, um den Arbeitsumfang abzuschließen. Es zeigt den Dollarbetrag, der Ihnen wann ausgezahlt wird, einschließlich Anzahlungen oder Abbruchgebühren, wenn ein Projekt vorzeitig beendet wird.
- Kommunikationserwartungen: Einrichtung eines angemessenen Protokolls für die Kommunikation in Bezug auf Antworten und Kundenfeedback. So bleibt das Projekt ohne größere Verzögerungen auf Kurs.
- Allgemeine Geschäftsbedingungen: Vorbeugende Sprache und Klauseln zur Lösung potenzieller zukünftiger Probleme, z. B. was passiert, wenn es zu einer wesentlichen „Kursänderung“ in Richtung des Projekts, Ausgaben, Zahlungszeitpunkt, Kundenvertretung, Kundenverpflichtungen und -materialien, Genehmigung kommt der Arbeit, rechtliche Freigaben, Haftung der Agentur, Rechte, Eigentum, Nutzung, geltendes Recht und Mitteilungen.
Weitere Dokumente, mit denen Sie vertraut sein sollten, sind:
- Geheimhaltungsvereinbarung (NDA): Viele Unternehmen verlangen möglicherweise, dass Sie eine NDA (Geheimhaltungsvereinbarung) genehmigen, was bedeutet, dass Sie das Projekt nicht präsentieren oder diskutieren, bis es der Öffentlichkeit vorgestellt wird.
- W9-Steuerformular: Dies ist das am einfachsten auszufüllende Dokument. Sie können einfach eine Google-Suche durchführen, Ihre Unternehmensinformationen herunterladen und ausfüllen. Diese senden Sie als selbstständiger Auftragnehmer zusammen mit Ihrer Anzahlungsrechnung vor Projektbeginn. Zur Steuerzeit erhalten Sie vom Kunden eine 1099, in der Ihre Einnahmen für das Jahr aufgeführt sind. Verfolgen Sie die Kunden, mit denen Sie Verträge abgeschlossen haben, damit Sie sich im Februar melden können, wenn sie vergessen haben, Ihnen eine 1099 zu senden.
Unabhängiger Auftragnehmervertrag
Die Vereinbarung über unabhängige Auftragnehmer (IC-Vereinbarung) ähnelt der Rahmendienstleistungsvereinbarung, jedoch für Unterauftragnehmer.
Sie verwenden es, wenn Sie einen Teil eines Jobs an andere Personen oder ein Team vergeben.
Die IC-Vereinbarung umfasst:
- Leistungsverpflichtung zwischen dem Unternehmen (Ihrem Unternehmen) und dem Dienstleister (Subunternehmer).
- Erfüllung der Pflichten
- Entschädigung
- Eigentum an der Arbeit
- Dienstanbieterbeziehung
- Vertraulichkeit
- Beendigung
- Entschädigung
- Haftungsbeschränkung
- Salvatorische Klausel
- Anwendbares Recht und Gerichtsstand
Wie man Kunden und Kunden richtig fakturiert
Sie erstellen und versenden die Rechnung in Phase 5 des Verkaufsprozesses.
Sobald das Angebot / der Rahmenvertrag von beiden Parteien genehmigt wurde, erstellen Sie eine Anzahlungsrechnung über 50 % (oder einen anderen vereinbarten Betrag) des Gesamtbetrags und senden diese zusammen mit Ihrem W9 an den Kunden, bevor Sie mit dem Projekt beginnen.
Wie oben erwähnt, ist das W9 ein Steuerformular, das den Namen und die Adresse Ihres Unternehmens / Ihrer Körperschaft, die Art der Körperschaft (z. B. LLC, C-Corp, S-Corp usw.) und die Arbeitgeberidentifikationsnummer (IEN) enthält.
Sie können auch Ihre Bankdaten auf dem W9 angeben, um Zahlungen per Direktüberweisung einzuziehen.
Die Rechnungsvorlage sollte die folgenden Details enthalten:
- Ihr Firmen-/Unternehmensname + Adresse
- Ihr Firmenlogo
- Name des Unternehmens / Unternehmens des Kunden + Adresse
- Rechnungsnummer
- Rechnungsdatum
- Rechnungsfälligkeitsdatum
- Bedingungen (d. h. fällig bei Erhalt oder netto 30)
- Service / Erbrachtes Produkt + Beschreibung
- Mengennummer
- Rate
- Menge
- Fälliger Gesamtbetrag
- "Danke"-Nachricht
Ich bin sicher, dass Sie einige kostenlose Rechnungsvorlagen finden können, indem Sie eine einfache Google-Suche durchführen, aber wir empfehlen dringend, eine Buchhaltungssoftware zu verwenden.
Quickbooks , Freshbooks und Xero sind großartige Ressourcen.
Die Verwendung einer Buchhaltungssoftware zur Verwaltung Ihrer Unternehmensfinanzen bietet enorme Vorteile.
Sie können nicht nur Vorlagen für Markenrechnungen wie die oben genannte erstellen, Sie können Einnahmen und Ausgaben automatisch verfolgen, Berichte erstellen und immer genau wissen, wo Sie finanziell stehen.
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Verweise:
- Wie man Kunden die richtige Rechnung stellt von Adobe
- Die 10 besten Möglichkeiten, Kunden Rechnungen zu stellen, damit Ihre Agentur von Instapage bezahlt wird
- So senden Sie eine Rechnung: Die schnelle und einfache Anleitung, um von Forbes bezahlt zu werden
- Die besten Verhandlungsbücher aller Zeiten von Sickboat
- Liste der besten Marketing- und Verkaufsbücher von Sickboat